Klokkenluidersregeling

Deze klokkenluidersregeling is gericht op het geheel van Vallei Finance Group (hierna te noemen: VFG), waaronder:

• Vallei Accountants B.V.;
• Vallei Accountants Audit B.V.;
• Vallei Accountants Agri B.V.;
• Vallei Accountants Control & Navigate B.V.
• en haar eventuele (klein)dochtermaatschappijen:
• Voor Vallei Gezond B.V. wordt verwezen naar de huidige klokkenluidersregeling zoals die is opgenomen bij Covades (covades.nl);

Hierin zullen achtereenvolgens de volgende onderwerpen worden uitgewerkt:

• Algemeen
• Reikwijdte
• Procedure
• Vertrouwelijkheid

Deze klokkenluidersregeling is tevens gepubliceerd op de website van Vallei Finance Group www.valleifinancegroup.nl.

1. Algemeen

Ingevolge art. 27 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie te beschikken over een klokkenluidersregeling.

Art. 27 VAO

1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
2. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

In deze regeling wordt verstaan onder:

• VFG: Vallei Finance Group of een aan haar gelieerde dochteronderneming;
• De melder: degene die, al dan niet in dienst, het vermoeden van een onregelmatigheid onder deze regeling meldt;
• De werknemer: een melder die in dienst is van VFG;
• Leidinggevende: degene die leidinggeeft aan de werknemer;
• Compliance-officer: de door het bestuur aangestelde persoon / personen om als zodanig voor VFG te functioneren;
• Vertrouwenspersoon: Martijn Bakkernes en Theresa Vos;
• Bestuur: het bestuur van VFG, belast met de uitvoering c.q. naleving van deze regeling.

2. Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door VFG, haar bestuurders of haar medewerkers;
2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door VFG, haar bestuurders of haar medewerkers;
3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door VFG, haar bestuurders of haar medewerkers;
4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden of gevoelens van onveiligheid;
5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;  en
6. verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon dan wel compliance officer in aanmerking komen.

Indien er sprake is van overige verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden of werk van VFG dan wel haar medewerkers, kan gebruik worden gemaakt van de klachtenregeling.

3. Procedure

Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze vertrouwelijk te melden aan de vertrouwenspersoon.

Binnen VFG zijn twee vertrouwenspersonen actief.  De melder kan zelf kiezen aan welk van deze twee personen hij of zij de melding doet. Beide vertrouwenspersonen werken volgens de onderstaande procedure.  De twee vertrouwenspersonen zijn als volgt bereikbaar:

• Theresa Vos (theresavos@vaacc.nl);
• Martijn Bakkernes (martijnbakkernes@vaacc.nl).

De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.

• Bij alle situaties die zich zouden kunnen voordoen, zoals hierboven genoemd in paragraaf 2, informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer;
• Na onderzoek informeert de compliance officer zo nodig de bestuurder;
• Indien sprake is van een situatie genoemd onder 1 en 5 uit paragraaf 2, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de bestuurder van VFG. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder;
• Indien sprake is van een situatie genoemd uit paragraaf 2 die speelt bij een medewerker van Gezond B.V., dan wordt de vertrouwenspersoon van Gezond B.V. geïnformeerd; deze informeert op zijn of haar beurt de compliance officer;
• Bij het informeren van de bestuurder en compliance officer als bedoeld hiervoor maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.

Wanneer de melding betrekking heeft op een handeling door de bestuurder, dan wordt enkel de CO hierover ingelicht; betreft het een melding inzake het handelen van de CO, dan wordt enkel de bestuurder hierover ingelicht.

De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.

Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende of vermeende) overtreding van Wet en/of interne of externe (beroeps)regelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid en bescherming van de identiteit van de melder.

Wanneer een interne melding niet mogelijk zou zijn, echt niet veilig is of niet effectief is gebleken, kan de medewerker overwegen om een melding te maken bij een extern meldpunt (bijv. het Huis van Klokkenluiders) of bij de relevante toezichthouder (bijv. de AFM of het BFT).

4. Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

Het bestuur van VFG garandeert dat medewerkers die te goeder trouw meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen VFG, dan wel zijn/haar carrière.